1. Identificeer maatschappelijke trends

Je eerste reflex als federatie: kijken naar de cijfers en de doelstellingen die je voor je sport wil behalen. Dat is logisch, maar vergeet ook niet het bredere plaatje bij het opstellen van een beleidsplan. Kijk naar wat er leeft in de maatschappij, in jouw sport en bij de clubs en hun leden. Zet een journalistieke bril op, analyseer wat de media schrijven over je sport en gebruik die kennis om je beleidsplan inhoudelijk op te bouwen.

Waren er zaken minder goed de voorbije jaren? Wees dan niet blind voor eventuele commentaren. Integendeel: gebruik ze om je plan steviger te onderbouwen. Zo toon je als federatie dat je met je twee voeten in de samenleving staat. 

2. Maak je boodschappen concreet

Een beleidsplan is logischerwijs een ‘high level’ document. In zo’n plan voor de middellange termijn bespreek je niet het kleinste detail. Toch is het een kunst om je boodschappen zo concreet mogelijk te maken. Vage of weinig onderbouwde claims of ambities - zoals ‘we willen een veilige plek zijn voor alle sporters’ - worden met weinig aandacht gelezen.

Daarom onze tip: onderbouw je standpunten en doelstellingen met concrete cijfers, vooropgestelde acties en voorbeelden. Die maken de tekst niet alleen aangenamer voor je lezer, maar zetten ook je eigen organisatie op scherp. Ze zorgen voor een houvast om na vier jaar te beoordelen of je je ambities waargemaakt hebt.

3. Gebruik verstaanbare taal

Te veel teksten zijn wollig en langdradig. En ook in een beleidsplan loert die valkuil om de hoek. Verlies je daarom niet in hoogdravende, lange zinnen. Denk na hoe je je tekst aan je zoon, dochter, moeder of vader zou vertellen en gebruik die heldere taal zoveel mogelijk om je plan vorm te geven. Wees je er ook van bewust dat het grote publiek niet alle interne vakjargon of afkortingen voor een bepaald project zal begrijpen. Leg ze daarom uit, bijvoorbeeld in een apart kadertje in je plan.

4. Maak je verhaal menselijk

Communicatie slaat aan wanneer mensen zich kunnen herkennen in je verhaal. Ook al zijn je boodschappen gericht naar overheden of clubs, ook zij beoordelen je tekst met een menselijke blik. Hoe herkenbaarder, hoe beter begrijpbaar je verhaal zal zijn. Een plan waarbij elke lezer zich er meteen wat bij kan voorstellen, zal veel beter landen.

5. Zet alle kanalen in voor brede zichtbaarheid

Ongetwijfeld is een meer professionele communicatie een van de pijlers van je beleidsplan. Zet die doelstelling meteen in de praktijk bij de communicatie rond je plan zelf. Gebruik alle kanalen die je voorhanden hebt om de speerpunten van je beleid te delen. 

Doe het weliswaar doordacht: weet welke boodschappen je via welke kanalen kan delen. Sociale media lenen zich meer voor korte, visuele elementen uit je plan. Met blogs en nieuwsbrieven kan je bepaalde doelstellingen dan weer meer uitgebreid toelichten én versturen naar een selecte doelgroep. 

En vergeet ook de media niet: door een nieuwswaardig, maatschappelijk verhaal naar buiten te brengen, bereik je niet alleen het brede publiek, je vergroot ook je zichtbaarheid bij sporters, overheden en (toekomstige) sponsors.